DSGVO-Tipps: 5 Wege aufzuräumen
Vertrauliches soll vertraulich bleiben!
Schützen Sie Ihre Unterlagen vor unberechtigtem Zugriff. Lassen Sie vertrauliche Unterlagen nicht offen liegen. Sperren Sie Ihren Bildschirm. Nutzen Sie einen Privacy Screen. Schreddern Sie zu vernichtende Unterlagen.
Sind Sie bei Firmenbesuchen manchmal erstaunt, was Sie alles zu sehen bekommen? Sie stehen am Empfang und können sich gleich über die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter:innen schlau machen. Oder Sie betreten ein Büro und haben einen Vertrag direkt vor der Nase liegen.
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Aus Datenschutzsicht ist das ein absolutes Unding, dass Besucher:innen direkt personenbezogene Daten oder andere vertrauliche Daten einsehen können. Aber auch Kolleg:innen, die Sie in Ihrem Büro aufsuchen, sollten keinen Einblick in Dinger erhalten, die sie nichts angehen.
Wie können Sie vertrauliche Unterlagen und Informationen vor anderen schützen?
- Stellen Sie den Bildschirm so auf, dass er beim Betreten des Raums nicht einsehbar ist. Wenn das nicht geht, verwenden Sie einen Sichtschutzfilter (Invisible Screen), der ein Ablesen der Inhalte nur ermöglicht, wenn jemand direkt hinter Ihnen steht.
- Legen Sie Unterlagen, mit denen Sie nicht aktiv arbeiten, mit der Schrift nach unten auf den Tisch. Drehen Sie alle Unterlagen um, sobald jemand Ihr Büro betritt, damit die Schrift Richtung Tisch zeigt. Setzen Sie eine Ordnungsmappe ein, um Unterlagen nicht offen liegen zu lassen. Wenn immer möglich, versorgen Sie Unterlagen, die Sie nicht benötigen in den Schreibtisch-Schubladen oder im Kasten. Nutzen Sie dafür Hängeregister, Mappen oder Ordner.
- Sperren Sie Ihren Bildschirm bei jedem Verlassen Ihres Arbeitsplatzes. Die geht ganz einfach durch eine automatische Sperre oder das gleichzeitige Drücken der Windows-Taste + L. Bei Macs ist standardmäßig die automatische Sperre aktiviert. Zum schnelleren Entsperren bietet sich ein Scannen des Fingerabdruck an, sofern Ihr Gerät das schon kann.
- Räumen Sie immer, wenn Sie das Büro verlassen, Ihren Schreibtisch ab und schließen Sie sowohl den Schreibtisch als auch das Büro ab.
- Vernichten Sie nicht mehr benötigte Unterlagen sofort, entweder durch schreddern oder in einem abschließbaren Altpapiercontainer. Tipps dazu finden Sie im Beitrag Altpapier ist pure Information.
Diese simplen Maßnahmen verhindern, dass Ihnen Betriebsgeheimnisse und Ideen gestohlen werden. Außerdem sind sie aktiver Datenschutz, weil Einsicht in personenbezogene Daten nicht möglich ist.
Ein aufgeräumter Schreibtisch
sollte nicht nur für Sie, sondern auch für jede:n Ihrer Mitarbeiter:innen selbstverständlich sein. Spätestens am Abend vor dem Verlassen des Büros muss Ordnung herrschen, damit vertrauliche Unterlagen auch vertraulich bleiben.
Aufräumen ist aktiver Datenschutz, geben Sie dem Datenklau keine Chance!
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