DSGVO-Tipps: 5 Wege aufzuräumen

Vertrau­li­ches soll vertrau­lich bleiben!

Schützen Sie Ihre Unter­lagen vor unberech­tigtem Zugriff. Lassen Sie vertrau­liche Unter­lagen nicht offen liegen. Sperren Sie Ihren Bildschirm. Nutzen Sie einen Privacy Screen. Schred­dern Sie zu vernich­tende Unterlagen.

von | 19. April 2021

Sind Sie bei Firmen­be­su­chen manchmal erstaunt, was Sie alles zu sehen bekommen? Sie stehen am Empfang und können sich gleich über die Anwesen­heits­zeiten der Mitarbeiter*innen schlau machen. Oder Sie betreten ein Büro und haben einen Vertrag direkt vor der Nase liegen. 

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Aus Daten­schutz­sicht ist das ein absolutes Unding, dass Besucher*innen direkt perso­nen­be­zo­gene Daten oder andere vertrau­liche Daten einsehen können. Aber auch Kolleg*innen, die Sie in Ihrem Büro aufsu­chen, sollten keinen Einblick in Dinger erhalten, die sie nichts angehen.

Wie können Sie vertrau­liche Unter­lagen und Infor­ma­tionen vor anderen schützen?

  • Stellen Sie den Bildschirm so auf, dass er beim Betreten des Raums nicht einsehbar ist. Wenn das nicht geht, verwenden Sie einen Sicht­schutz­filter (Invisible Screen), der ein Ablesen der Inhalte nur ermög­licht, wenn jemand direkt hinter Ihnen steht.
  • Legen Sie Unter­lagen, mit denen Sie nicht aktiv arbeiten, mit der Schrift nach unten auf den Tisch. Drehen Sie alle  Unter­lagen um, sobald jemand Ihr Büro betritt, damit die Schrift Richtung Tisch zeigt. Setzen Sie eine Ordnungs­mappe ein, um Unter­lagen nicht offen liegen zu lassen. Wenn immer möglich, versorgen Sie Unter­lagen, die Sie nicht benötigen in den Schreib­tisch-Schub­laden oder im Kasten. Nutzen Sie dafür Hänge­re­gister, Mappen oder Ordner.
  • Sperren Sie Ihren Bildschirm bei jedem Verlassen Ihres Arbeits­platzes. Die geht ganz einfach durch eine automa­ti­sche Sperre oder das gleich­zei­tige Drücken der Windows-Taste + L. Bei Macs ist standard­mäßig die automa­ti­sche Sperre aktiviert. Zum schnel­leren Entsperren bietet sich ein Scannen des Finger­ab­druck an, sofern Ihr Gerät das schon kann.
  • Räumen Sie immer, wenn Sie das Büro verlassen, Ihren Schreib­tisch ab und schließen Sie sowohl den Schreib­tisch als auch das Büro ab.
  • Vernichten Sie nicht mehr benötigte Unter­lagen sofort, entweder durch schred­dern oder in einem abschließ­baren Altpa­pier­con­tainer. Tipps dazu finden Sie im Beitrag “Altpa­pier ist pure Infor­ma­tion”.

Diese simplen Maßnahmen verhin­dern, dass Ihnen Betriebs­ge­heim­nisse und Ideen gestohlen werden. Außerdem sind sie aktiver Daten­schutz, weil Einsicht in perso­nen­be­zo­gene Daten nicht möglich ist.

Ein aufge­räumter Schreibtisch

sollte nicht nur für Sie, sondern auch für jede*n Ihrer Mitarbeiter*innen selbst­ver­ständ­lich sein. Spätes­tens am Abend vor dem Verlassen des Büros muss Ordnung herrschen, damit vertrau­liche Unter­lagen auch vertrau­lich bleiben.

Aufräumen ist aktiver Daten­schutz, geben Sie dem Daten­klau keine Chance!

Weiter­füh­rende Links

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In unserer Daten­schutz­er­klä­rung finden Sie die vollstän­digen Infor­ma­tionen zur Datenverwendung.