Wenn die Datenschutzbehörde (DSB) bei Ihnen anklopft, müssen Sie als Unternehmer:in nachweisen, dass Sie die Gesetze zum Datenschutz einhalten. Ein Instrument, um nachzuvollziehen wo Sie überall Daten verarbeiten, ist das

Alle vorhandenen Datenverarbeitungen – nicht jedoch einzelne Datensätze – werden im Verarbeitungsverzeichnis aufgelistet. D.h., es bietet einen Überblick über die Datenverarbeitungs-Vorgänge in einem Unternehmen. Dadurch ist dieses Verzeichnis ein einmaliger Aufwand und nur bei Änderungen im Unternehmen anzupassen. Eine regelmäßige Überprüfung (mindestens 1x jährlich) sollte aber eingeplant werden.

In diesem Verzeichnis halten Sie (vereinfacht gesagt) neben der Firmenbezeichnung (Vereinsbezeichnung), den Kontaktdaten und dem Namen der/des Verantwortlichen (Firmeninhaber:in oder Vereinsobmann/Vereinsobfrau) fest, welche Datenanwendungen Sie haben. Denken Sie dabei auch an „Selbstverständlichkeiten“ wie das Adressbuch im Outlook, der Kalender und die Adressen auf dem Handy (auch auf den Handys der Mitarbeiter:innen), Karteikästen, Rechnungen und auch Banküberweisungen und ähnliches.

Alle diese Datenanwendungen und die dazu gehörenden Verarbeitungsvorgänge listen Sie im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten penibel auf. Dabei sind folgende Daten notwendig:

• Datenanwendung (z.B. Kundenverwaltung)
• Betroffene Personen (z.B. Kund:innen, Interessent:innen)
• Daten, die Sie in dieser Datenanwendung verwalten (z.B. Name, Anschrift, Telefon, …, Geburtsdatum, …, was wann eingekauft, … )
• Die Empfänger, die auf diese Daten Zugriff haben (Mitarbeiter:innen, Buchhaltung, Inkasso, Rechtsvertretung Steuerberater:in, Bank etc.)
• Übermittlung in ein Drittland (wenn gegeben)

Optional, aber empfohlen ist, in dieses Verzeichnis auch

• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (z.B. Zustimmungserklärung)
• Die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (nach Möglichkeit)
• Eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen (nach Möglichkeit)

aufzunehmen.

Ein Muster dazu finden Sie bei der WKO. Gerne kann ich Ihnen auch eine elektronische Vorlage (Excel) zur Verfügung stellen.

Zusätzlich dazu sollten Sie mit Ihren Auftragsverarbeiter:innen (Lohnverrechner:innen, Web-Hoster:innen, IT-Dienstleister:innen etc.) einen Vertrag abschließen. Auch hier stellt die WKO die passende Vorlage zur Verfügung.

Auch Ihre Auftragsverarbeiter:innen sind verpflichtet, die für Sie durchgeführten Verarbeitungen zu dokumentieren:

• Name und Kontaktdaten der/des Auftragsverarbeiter:in
• Name und Kontaktdaten der/des Verantwortlichem beim Auftraggeber
• Kategorien der Verarbeitungen, die im Auftrag durchgeführt werden (Webhosting, Email, Lohnverrechnung etc.)
• Eventuell Übermittlung in ein Drittland inkl. notwendiger Garantien
• Allgemeine Dokumentation der technischen und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit (TOMs)

Im Idealfall erhalten Sie eine Kopie dieser Dokumentation (das ist aber nicht verpflichtend).

Kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht nicht nach, beträgt die Strafe 2% des (internationalen) letztjährigen Jahresumsatzes oder maximal 10 Millionen Euro.